Pemeriksaan BPK atas laporan keuangan Danantara, seperti diberitakan detikFinance, bertujuan menilai kewajaran laporan serta memperkuat tata kelola dan akuntabilitas. Berita tersebut tidak membahas aturan umum bagi perusahaan. Namun, konteksnya mengingatkan bahwa perusahaan perlu membagi tanggung jawab dengan jelas agar dapat menjelaskan catatannya, termasuk catatan aset.
Di perusahaan, masalahnya bisa sesederhana laptop yang masih tercatat atas nama karyawan lama, padahal sudah digunakan penggantinya. Agar selisih seperti ini tidak berakhir dengan saling bertanya, Anda perlu membedakan siapa yang mengelola catatan, memegang barang, dan menggunakannya.
Saat data aset berbeda, siapa yang perlu bertindak?
Tanda tanggung jawab belum jelas
Selisih data tidak selalu berarti aset hilang atau seseorang lalai. Lokasi yang keliru bisa terjadi karena kesalahan pencatatan, sedangkan nama pengguna lama bisa tetap tercantum karena tidak ada petugas yang wajib melaporkan perpindahan.
Masalah data membutuhkan koreksi berdasarkan bukti, sedangkan ketidakjelasan peran membutuhkan keputusan tentang siapa yang menjalankan setiap tugas. Mengganti nama di daftar aset tidak menyelesaikan akar masalah jika tidak ada yang bertanggung jawab melaporkan perpindahan berikutnya.
Salah satu tandanya adalah permintaan konfirmasi yang berpindah dari tim keuangan ke tim sumber daya manusia, lalu ke atasan tanpa jawaban pasti. Setiap pihak mengetahui sebagian kejadian, tetapi tidak ada yang bertugas menyatukan informasi dan memastikan kasus selesai.
Dampak pada tindak lanjut
Tanggung jawab yang tidak jelas membuat pekerjaan sederhana tertunda: perangkat pengganti belum bisa diserahkan, catatan pengguna belum diperbarui, atau pemeriksaan kondisi belum dijadwalkan. Karena itu, setiap laporan selisih perlu memiliki satu penanggung jawab tindak lanjut, meskipun pemeriksaannya melibatkan beberapa tim.
Pisahkan tugas pencatatan, penyimpanan, dan penggunaan
Pengelola catatan dan pemberi persetujuan
Penanggung jawab administrasi bertugas menjaga kelengkapan catatan aset dan dokumen pendukungnya, bukan menjadi pemilik aset secara hukum. Tugasnya dapat mencakup memperbarui daftar aset, menyimpan bukti serah terima, dan memastikan setiap perubahan memiliki dasar yang dapat ditelusuri.
Kewenangan mencatat tidak otomatis mencakup kewenangan menyetujui. Misalnya, petugas administrasi memperbarui lokasi setelah menerima konfirmasi, sedangkan atasan menyetujui perpindahan antarunit sesuai batas kewenangan yang ditetapkan perusahaan.
Tim keuangan dapat menangani pencatatan keuangan tanpa harus mengetahui keberadaan setiap perangkat sehari-hari. Karena itu, perusahaan perlu menetapkan siapa yang wajib memberikan informasi tentang keberadaan barang, bukan menganggap informasi tersebut akan tersedia dengan sendirinya.
Pemegang fisik dan pengguna
Pemegang fisik adalah pihak yang menguasai atau menyimpan aset pada waktu tertentu. Pengguna adalah pihak yang memakai aset untuk bekerja; keduanya bisa orang yang sama, tetapi tidak selalu.
Contohnya, petugas ruang rapat menyimpan proyektor yang digunakan bergantian oleh beberapa tim. Petugas tersebut mengonfirmasi keberadaan dan penyerahan perangkat, sementara pengguna melaporkan gangguan yang terjadi selama pemakaian.
Perusahaan dapat membagi tanggung jawab, tetapi setiap tugas perlu memiliki penanggung jawab yang jelas. Untuk aset bersama, mencantumkan nama unit saja belum cukup jika belum ada orang atau jabatan aktif yang menjadi kontak penanggung jawab aset perusahaan.
Tetapkan alur penanganan selisih
Urutan pemeriksaan dan persetujuan
Alur yang jelas menetapkan siapa yang melaporkan, memeriksa, memutuskan, dan mencatat hasilnya. Satu orang dapat menjalankan lebih dari satu tugas untuk kasus sederhana, selama sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan pengendalian perusahaan.
- Pelapor mencatat identitas aset, perbedaan yang ditemukan, lokasi terakhir yang diketahui, dan tanggal temuan.
- Pemeriksa membandingkan kondisi sebenarnya dengan catatan serta bukti serah terima atau peminjaman.
- Pengambil keputusan menentukan tindakan, seperti memperbaiki catatan pengguna, mengembalikan barang, atau melakukan pemeriksaan lanjutan.
- Petugas pencatatan memperbarui data dan menyimpan bukti keputusan serta penyelesaian kasus.
Bedakan fakta yang sudah terverifikasi dari informasi yang masih berupa dugaan. Jika keberadaan barang belum dipastikan, tandai statusnya sebagai sedang diperiksa, bukan langsung mengubahnya menjadi hilang atau selesai.
Sesuaikan pemeriksaan dengan tingkat risiko. Kesalahan penulisan ruang yang sudah dikonfirmasi tidak selalu membutuhkan persetujuan sebanyak kasus aset yang tidak ditemukan atau perpindahan tanpa bukti.
Contoh penanganan perpindahan laptop
Seorang karyawan pindah divisi, tetapi laptopnya masih tercatat pada unit lama. Tim sumber daya manusia mengetahui tanggal perpindahan, atasan baru mengetahui siapa yang menggunakan perangkat, dan petugas administrasi menyimpan catatan awalnya.
Dalam alur yang jelas, tim sumber daya manusia melaporkan perubahan penempatan, lalu pemeriksa yang ditunjuk memastikan identitas dan keberadaan laptop. Atasan yang berwenang kemudian menyetujui penetapan pengguna atau unit sesuai kebijakan. Petugas administrasi memperbarui catatan setelah bukti lengkap, bukan hanya berdasarkan pesan bahwa karyawan sudah pindah.
Penanggung jawab menutup kasus setelah catatan sesuai dengan hasil pemeriksaan dan bukti tersimpan. Mengirim pesan kepada tim lain saja belum berarti kasus sudah selesai.
Jaga kejelasan tanpa menambah birokrasi
Daftar periksa pembagian tugas
Anda tidak harus membuat prosedur panjang untuk setiap jenis barang. Sebagai langkah awal, satu lembar pembagian tugas bisa cukup jika memuat unsur berikut:
- Penanggung jawab administrasi, pemegang fisik, dan pengguna, dengan penanda khusus untuk aset bersama.
- Kejadian yang wajib dilaporkan, seperti peminjaman, perpindahan, kerusakan, atau pengembalian.
- Pelapor, pemeriksa, pengambil keputusan, dan petugas pencatatan untuk setiap jenis kejadian.
- Batas waktu respons serta petugas pengganti ketika penanggung jawab utama tidak tersedia.
- Pihak yang harus dihubungi ketika bukti bertentangan atau pihak terkait tidak merespons.
- Tempat penyimpanan bukti dan syarat untuk menyatakan kasus selesai.
Penanggung jawab aset perusahaan juga perlu memahami dasar tindakannya, bukan sekadar mengikuti kebiasaan. Prinsip serupa berlaku saat menentukan pemeliharaan berdasarkan tingkat kekritisan dan penggunaan: data operasional membantu menjelaskan alasan pemilihan tindakan dan siapa yang perlu menindaklanjutinya.
Kesalahan yang perlu dihindari
Jangan otomatis membebankan setiap selisih kepada pemegang fisik. Periksa dahulu urutan kejadian, kewenangan, dan bukti, karena kesalahan pencatatan berbeda dari pelanggaran penggunaan.
Hindari pula menambah banyak pemberi persetujuan tanpa memperjelas keputusan masing-masing. Jika dua atasan hanya mengonfirmasi hal yang sama, proses bisa melambat tanpa membuat tanggung jawab lebih jelas.
Jika penanganan menemui jalan buntu, arahkan masalah kepada penanggung jawab pengelolaan aset atau pejabat yang berwenang. Catat pertanyaan yang belum terjawab, pihak yang perlu memutuskan, dan bukti yang masih dibutuhkan agar tim tidak mengulang pembahasan dari awal.
Akuntabilitas dimulai dari keputusan yang jelas
Pembagian peran yang tegas membuat selisih lebih mudah ditelusuri tanpa buru-buru mencari pihak yang salah. Uji pembagian tugas melalui satu kasus perpindahan: apakah pelapor, pemeriksa, pemberi keputusan, dan pencatatnya dapat disebutkan tanpa perdebatan?
Tinjau satu proses perpindahan aset untuk menemukan tugas yang belum memiliki penanggung jawab.
Pelajari bagaimana Fisetra membantu kontrol aset di fisetra.com.