Satu printer tercatat sebagai Printer Keuangan dalam berkas akuntansi, tetapi bernama Printer Lantai 2 dalam catatan operasional. Agar Anda dapat menghubungkan kedua catatan tanpa menebak, gunakan identitas, lokasi, dan penanggung jawab yang konsisten. Sertakan juga aturan pembaruan yang mudah dijalankan.
Data yang membantu Anda menelusuri aset
Bedakan nama dan identitas aset
Nama aset membantu orang mengenali barang, tetapi belum tentu cukup untuk membedakan satu unit dari unit lainnya. Dua printer dengan merek dan model yang sama tetap membutuhkan kode unik masing-masing.
Pisahkan kode identitas dari nama atau deskripsi aset. Kode menghubungkan aset yang sama di berbagai catatan, sedangkan deskripsi menjelaskan jenis, merek, model, dan ciri barang.
Tim keuangan akan kesulitan mencocokkan data berdasarkan kode jika tim operasional hanya mencatat nama pengguna. Karena itu, cantumkan kode yang sama dalam catatan pemeliharaan, formulir perpindahan, dan dokumen pendukung lainnya.
Catat lokasi dan penanggung jawab secara terpisah
Lokasi menunjukkan tempat aset berada, sedangkan penanggung jawab menunjukkan orang yang dapat dihubungi untuk memastikan penggunaannya. Catat keduanya secara terpisah karena pengguna aset belum tentu bekerja di lokasi departemennya.
Misalnya, bagian pemasaran menyimpan proyektornya di ruang rapat bersama. Catat ruang rapat sebagai lokasi fisik, bagian pemasaran sebagai departemen pengelola, dan petugas yang ditunjuk sebagai penanggung jawab.
Susun catatan aset dengan identitas yang konsisten
Tetapkan kode unik dan aturan penamaan
Dalam menerapkan cara mencatat aset perusahaan, gunakan satu aturan pemberian kode untuk seluruh aset yang dicatat. Anda dapat memakai format sederhana seperti AST-000125, asalkan setiap kode hanya merujuk pada satu aset dan tidak digunakan kembali setelah aset tersebut dilepas.
Pertahankan kode unik saat aset berganti ruangan, pengguna, atau departemen. Hindari memasukkan lokasi atau nama pengguna ke dalam kode karena informasi tersebut dapat berubah.
Gunakan nomor seri pabrikan sebagai data pendukung, bukan langsung sebagai satu-satunya identitas. Sebagian barang tidak memiliki nomor seri yang mudah dibaca, sehingga Anda tetap perlu memberikan kode internal.
Sepakati urutan penulisan nama aset, misalnya jenis, merek, lalu model. Pola ini membantu tim menghindari penggunaan nama utama yang berbeda, seperti Laptop Admin dan Notebook Kantor, untuk barang sejenis.
Catat lokasi, status, dan penanggung jawab
Siapkan daftar utama aset yang menjadi acuan bersama. Kelompokkan informasi seperti di bawah ini agar mudah dipahami, tetapi sediakan kolom tersendiri untuk setiap rincian.
- Identitas: kode unik, nama aset, kategori, merek, model, dan nomor seri jika tersedia.
- Perolehan: tanggal dan nilai perolehan sesuai dokumen, serta nomor faktur atau bukti penerimaan.
- Lokasi: cabang atau gedung, lantai, dan ruangan atau area.
- Tanggung jawab: departemen pengelola dan identitas penanggung jawab.
- Keadaan terkini: status penggunaan dan kondisi fisik.
- Riwayat pembaruan: tanggal perubahan, petugas, dan rujukan dokumen pendukung.
Gunakan daftar pilihan lokasi dan status untuk menghindari penulisan Kantor Pusat, KP, dan Pusat bagi tempat yang sama. Pisahkan status penggunaan, seperti digunakan atau disimpan, dari kondisi fisik, seperti baik atau rusak.
Jika daftar utama juga digunakan untuk pelaporan akuntansi, tambahkan kolom sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Mencatat barang dalam daftar pengawasan tidak otomatis menjadikannya aset tetap dalam laporan keuangan.
Contoh satu catatan aset
Sebagai contoh, printer dengan kode AST-000125 diberi nama Printer Laser Merek A Model B dan berlokasi di Gedung Jakarta, Lantai 2, Ruang Keuangan. Printer tersebut berstatus digunakan, berkondisi baik, dan menjadi tanggung jawab Rina, yang nomor pegawainya dicatat pada kolom terpisah.
Dokumen pendukungnya dapat berupa bukti penerimaan BAST-018 dan faktur pembelian terkait. Saat printer pindah ke ruang administrasi, tetap gunakan kode AST-000125. Perbarui lokasi, penanggung jawab jika berganti, serta riwayat perubahannya.
Permudah proses pembaruan data
Periksa data sebelum menyimpan perubahan
Gunakan pemeriksaan singkat yang sama setiap kali Anda memperbarui data, baik melalui lembar kerja maupun aplikasi. Sebelum menyimpan perubahan, pastikan hal-hal berikut sudah terpenuhi.
- Kode aset tercantum dalam daftar utama dan tidak digunakan untuk barang lain.
- Lokasi tujuan sesuai dengan daftar lokasi yang disepakati.
- Identitas penanggung jawab baru sudah jelas dan telah dikonfirmasi.
- Status penggunaan tidak tertukar dengan kondisi fisik.
- Tanggal berlaku dan bukti perubahan sudah dicantumkan.
- Data sebelum dan sesudah perubahan dapat ditelusuri.
Jika informasi belum lengkap, tandai permintaan sebagai menunggu konfirmasi dan jangan langsung mengganti data utama. Dengan begitu, tim tidak akan menganggap informasi yang masih berupa perkiraan sebagai data final.
Tetapkan alur perubahan dan pemeriksaan
Pengguna atau koordinator unit mengajukan perubahan dengan mencantumkan kode aset, informasi lama, informasi baru, dan bukti pendukung. Admin aset memeriksa kelengkapan sebelum memperbarui daftar utama. Petugas yang ditunjuk kemudian meninjau perubahan sesuai kewenangannya.
Libatkan staf akuntansi untuk meninjau perubahan yang memengaruhi pencatatan keuangan. Perpindahan ruangan tidak selalu memerlukan pemeriksaan yang sama dengan perubahan nilai perolehan atau pelepasan aset.
Tetapkan satu daftar utama sebagai acuan dan batasi orang yang dapat mengubahnya. Ambil data untuk kebutuhan departemen dari daftar tersebut, bukan dari daftar terpisah yang diperbarui tanpa penyesuaian dengan data utama.
Simpan riwayat yang mencakup data lama, data baru, waktu pembaruan, petugas, dan rujukan persetujuan. Jika Anda menggunakan lembar kerja, simpan riwayat pada lembar terpisah dan batasi aksesnya.
Kesalahan pencatatan dan cara mengatasinya
Kode ganda atau identitas tidak lengkap
Jika dua baris menggunakan kode yang sama, jangan langsung menghapus salah satunya. Bandingkan nomor seri, bukti pembelian, dokumen penerimaan, dan rincian barang untuk memastikan apakah tim mencatat satu barang dua kali atau dua aset berbeda.
Jika satu barang memiliki dua kode, periksa datanya sebelum memilih kode yang akan dipertahankan dan simpan kode lama sebagai rujukan. Jika dua barang berbeda memakai satu kode, berikan kode baru untuk salah satunya dan catat alasan perbaikannya.
Perubahan lokasi tanpa pembaruan data
Perbedaan lokasi dalam dua berkas belum membuktikan bahwa aset hilang. Periksa tanggal pembaruan setiap catatan, konfirmasikan kepada penanggung jawab, lalu cocokkan dengan bukti perpindahan atau penerimaan.
Mencocokkan identitas dan bukti juga membantu Anda menelusuri perbedaan saat memeriksa data lebih lanjut. Tautan tentang pemeriksaan daftar aset untuk menelusuri selisih membahas langkah terkait, tanpa menganggap setiap ketidaksesuaian sebagai kehilangan fisik.
Gunakan catatan untuk keputusan berikutnya
Catatan yang konsisten membantu tim mengenali barang, menemukan lokasinya, mengetahui penanggung jawabnya, dan memeriksa kapan datanya berubah. Kode, lokasi, status, dan bukti yang saling terhubung memudahkan tim memperbarui serta menelusuri data untuk kebutuhan operasional maupun pelaporan.
Sebagai titik awal, gunakan satu kategori aset untuk menguji format inti dan aturan perubahan sebelum memperluas penerapannya.
Pelajari lebih lanjut di situs resmi Fisetra.