LLDIKTI Wilayah XIII membahas lelang sebagai alternatif penghapusan Barang Milik Negara (BMN), bukan sebagai aturan yang berlaku untuk semua aset perusahaan. Di perusahaan, barang yang tidak produktif masih dapat menimbulkan biaya penyimpanan dan pemeliharaan meski perusahaan belum mendokumentasikan keputusan pelepasannya. Prosedur penghapusan aset yang tertib membantu menghubungkan alasan operasional, persetujuan, dan pencatatan akhir tanpa otomatis menerapkan ketentuan BMN.
Masalah biasanya muncul ketika unit pengguna menganggap pekerjaan selesai setelah mengeluarkan barang dari ruang kerja, tetapi bagian keuangan belum menerima bukti pelaksanaannya. Karena itu, perusahaan perlu mengelola penghapusan sebagai rangkaian keputusan dengan penanggung jawab dan syarat penyelesaian yang jelas, bukan sekadar mengganti label pada daftar aset.
Kapan aset perlu dipertimbangkan untuk dihapus
Tanda manfaat aset mulai menurun
Aset yang tidak produktif belum tentu perlu langsung dihapus. Penilaian awal sebaiknya mencakup kondisi teknis, manfaat yang masih bisa diperoleh, kebutuhan unit lain, serta biaya perbaikan dan penggunaan selanjutnya.
Misalnya, mesin pengemas yang sering berhenti mungkin masih layak diperbaiki jika suku cadang tersedia dan perusahaan masih membutuhkan kapasitasnya. Sebaliknya, perusahaan dapat mempertimbangkan pelepasan perangkat yang tidak lagi sesuai dengan proses produksi setelah memeriksa pilihan pemanfaatan lainnya.
Usia aset dan nilai buku menjadi informasi pendukung dalam penilaian. Nilai buku adalah nilai tercatat setelah memperhitungkan penyusutan serta penurunan nilai yang relevan. Aset dengan nilai buku nol masih bisa digunakan, sedangkan aset yang masih memiliki nilai buku mungkin perlu dievaluasi untuk dilepas.
Risiko menunda keputusan
Penundaan tanpa batas waktu dapat menambah biaya penjagaan, membuat tanggung jawab atas barang tidak jelas, atau menyebabkan komponen hilang sebelum pelepasan disetujui. Tetapkan tanggal peninjauan dan pihak yang bertanggung jawab menjaga barang selama perusahaan memproses usulan.
Pisahkan keputusan tentang pemanfaatan barang dari penilaian akuntansinya. Barang yang sementara tidak digunakan tidak otomatis memenuhi syarat penghentian pengakuan, yaitu pengeluaran aset dari pencatatan akuntansi sesuai kebijakan dan standar yang berlaku.
Susun dasar keputusan dan alur persetujuan
Alasan penghapusan dan bukti pendukung
Usulan sebaiknya mencantumkan identitas aset dengan jelas dan menjelaskan mengapa perbaikan, penggunaan kembali, atau pengalihan bukan pilihan yang sesuai. Pengusul perlu melengkapi alasan seperti rusak atau usang dengan penjelasan yang dapat diperiksa, bukan hanya pendapat pemegang barang.
- Identitas aset: nomor register, jenis, nomor seri jika tersedia, dan unit penanggung jawab.
- Hasil pemeriksaan teknis, foto kondisi, dan tanggal pemeriksaan.
- Riwayat gangguan serta perkiraan biaya perbaikan yang relevan.
- Perbandingan pilihan: perbaikan, pemanfaatan kembali, penjualan, atau pemusnahan.
- Nilai tercatat, usulan cara pelepasan, dan risiko pelaksanaannya.
Gunakan satu nomor usulan untuk menghubungkan semua dokumen pendukung. Jika pengusul mengajukan beberapa aset sekaligus, lampiran perlu memuat rincian setiap barang agar keputusan atas satu aset tidak dianggap berlaku untuk seluruh kelompok.
Peran pemeriksa dan pemberi persetujuan
Pemisahan tugas membantu mencegah pengusul menentukan, melaksanakan, dan menyelesaikan penghapusan sendiri. Unit pengguna menjelaskan kebutuhan operasional, pemeriksa teknis memastikan kondisi barang, dan bagian keuangan menilai dampaknya terhadap pencatatan.
Pemberi persetujuan mengikuti pembagian kewenangan organisasi, termasuk batas nilai dan cara pelepasan yang diizinkan. Organisasi kecil dapat mengatasi keterbatasan personel dengan meminta pejabat lain melakukan peninjauan independen serta memeriksa bukti setelah pelaksanaan.
Catatan persetujuan perlu memuat nama atau identitas pemberi persetujuan, tanggal, keputusan, dan persyaratannya. Jika pejabat memberikan persetujuan melalui sistem atau surat elektronik, simpan catatan tersebut bersama versi usulan yang disetujui.
Tuntaskan perubahan status dan dokumentasi
Pembaruan daftar aset dan dokumen
Register aset adalah daftar induk yang memuat identitas dan informasi pengelolaan aset. Gunakan status proses yang jelas, misalnya diajukan, disetujui untuk dilepas, dan selesai, dengan definisi yang ditetapkan dalam kebijakan perusahaan.
Persetujuan pelepasan bukan bukti bahwa pelepasan sudah berlangsung. Penghapusan dari register juga berbeda dari pemusnahan fisik karena perusahaan dapat menjual aset atau menyerahkannya melalui cara lain yang diizinkan.
Saat memperbarui status, petugas sebaiknya tetap menyimpan dokumen lama dan rujukan keputusan, bukan menghapus seluruh riwayatnya. Prinsip ini juga berlaku dalam pengelolaan perubahan aset tanpa kehilangan riwayat dan membantu perusahaan menelusuri proses setelah aset dilepas.
Penanganan hasil pelepasan
Contohnya, unit produksi mengusulkan pelepasan mesin setelah pemeriksa menilai bahwa perbaikan tidak layak berdasarkan kondisi dan perkiraan biayanya. Pejabat berwenang menyetujui penjualan, lalu pelaksana mendokumentasikan serah terima. Bagian keuangan kemudian memeriksa bukti penerimaan dana dan menentukan pencatatan yang sesuai.
Petugas membuat catatan akhir berdasarkan tanggal kejadian yang didukung dokumen, bukan otomatis menggunakan tanggal usulan atau persetujuan. Simpan berita acara, dokumen transaksi, bukti pembayaran, dan rujukan jurnal dalam berkas yang sama atau hubungkan melalui tautan dokumen yang dikelola dengan baik.
Di Indonesia, perusahaan perlu memeriksa perlakuan akuntansi dan pajak berdasarkan standar yang digunakan, jenis transaksi, serta ketentuan yang berlaku bagi perusahaan. Untuk perangkat penyimpan data atau barang yang membutuhkan penanganan khusus, sertakan bukti pengamanan data dan penanganan sesuai kewajiban yang relevan.
Cegah kesalahan dan pekerjaan ulang
Pemeriksaan sebelum pengambilan keputusan
Lakukan pemeriksaan ringkas sebelum menyampaikan usulan kepada pemberi persetujuan. Tujuannya bukan menambah formulir, melainkan memastikan pihak berwenang mengambil keputusan berdasarkan barang dan bukti yang tepat.
- Identitas dalam usulan sesuai dengan barang dan register.
- Alasan penghapusan didukung hasil pemeriksaan yang dapat ditelusuri.
- Pengusul sudah menilai pilihan pemanfaatan dan mencatat kesimpulannya.
- Pemberi persetujuan memiliki kewenangan yang sesuai.
- Usulan sudah menetapkan cara pelepasan, pelaksana, dan bukti penyelesaian.
Kesalahan yang perlu dihindari
Hindari melepas barang terlebih dahulu lalu meminta persetujuan setelahnya. Jika keadaan mendesak membutuhkan tindakan pengamanan, dokumentasikan keadaan tersebut dan ikuti prosedur pengecualian yang diatur organisasi, tanpa menganggapnya sebagai persetujuan penghapusan.
Setelah pelaksanaan, cocokkan kembali identitas aset, cara pelepasan yang disetujui, bukti pelepasan, penerimaan dana jika ada, serta status akhirnya. Jika cara pelepasan berubah dari penjualan menjadi pemusnahan, pihak berwenang sebaiknya meninjau dan menyetujui perubahan tersebut sebelum pelaksana menjalankannya.
Berkas yang belum lengkap perlu tetap berstatus terbuka, dengan penanggung jawab dan batas waktu tindak lanjut yang jelas. Menandai proses selesai hanya karena barang sudah tidak berada di lokasi akan menyulitkan pemeriksaan berikutnya.
Jadikan keputusan mudah ditelusuri
Prosedur penghapusan aset yang konsisten menghubungkan dasar keputusan, kewenangan, pelaksanaan, dan pencatatan akhir. Untuk memeriksa kelengkapannya, pastikan satu berkas memudahkan pemeriksa mengetahui barang yang dilepas, alasan pelepasan, pihak yang menyetujui, dan bukti penyelesaiannya tanpa mengandalkan penjelasan lisan.
Dokumentasi yang tertib membantu pemeriksaan internal, tetapi tidak menjamin hasil audit tertentu. Kebijakan yang memuat syarat penutupan berkas dan penanganan pengecualian memberikan dasar kerja yang lebih jelas bagi setiap pihak.
Tinjau satu berkas penghapusan terakhir untuk menentukan perbaikan yang sesuai dengan kebijakan organisasi Anda.
Pelajari bagaimana Fisetra membantu kontrol aset di fisetra.com.